Corona brachte den Shutdown. Der Shutdown das Homeoffice. Und mit dem Homeoffice kam die Frage: Sind die Datenschutzvorgaben, wie z.B. DSGVO, in diesem Setting überhaupt haltbar, beispielsweise beim Aufbau digitaler Kommunikationstools wie Microsoft Teams für den digitalen Austausch oder beim virtuellen Unterricht in Bildungseinrichtungen? Um der Einhaltung der Datenschutzgesetze wie z.B. DSGVO gerecht zu werden, achtet Microsoft nicht erst seit Corona von der Entwicklung bis zur Nutzung der Produkte auf Rechtskonformität und Sicherheit. Darunter fallen natürlich auch die Lizenzen für Bildungseinrichtungen A1, A3 und A5. Diese Lizenzen enthalten neben den Online Service Terms (OST) das Data Protection Addendum (DPA). Letzteres verpflichtet alle kommerziellen Microsoft Online Dienste, zu denen auch Microsoft 365 und damit auch Microsoft Teams gehören, zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Ganz ohne Datenaustausch geht es nicht …
Für User mit diesen Geräten sind die Aktualisierungen sind wie gewohnt kostenlos via Windows Update verfügbar. So starten Sie das Update: Öffnen die Windows Update Einstellungen über den Pfad „Einstellungen > Update & Sicherheit > Windows Update“ und wählen die Funktion „Nach Updates suchen“. Sobald das Update angezeigt wird, „Herunterladen und jetzt installieren“ wählen, um die Aktualisierung durchzuführen. Sobald der Download abgeschlossen ist und das Update bereitsteht, muss das Gerät neu gestartet werden, um den Installationsprozess zu beenden. Hierfür wird eine passende Benachrichtigung verschickt, mit der sich ein individuell passender Zeitpunkt für den Abschluss der Installation inklusive Neustart auswählen lässt.
… aber die Datenhoheit liegt beim Kunden.
Welche Daten an Microsoft übertragen werden entscheidet der Kunde selbst. Er steuert, welche Infos für die Diagnose gesammelt werden dürfen und welche nicht, um die Anwendung DSGVO-konform zu gestalten. Informationen über Anwendungen, die nichts mit Microsoft 365 zu tun haben, Namen, E-Mail-Adressen von Nutzer*innen oder Inhalte von Dateien können aus dem Datenpool ausgeschlossen werden.
Übrigens: Damit digitale Tools, wie beispielsweise Microsoft Teams, ohne Einschränkung auch für sensible Gespräche und Inhalte genutzt werden können, erfolgt die Übertragung von Daten stets in der dem Internetstandard entsprechenden Transport Layer Security (TLS) und Mutal TLS (MTLS) Verschlüsselung. Das bedeutet konkret, dass sowohl die Vermittlung der Verbindung zwischen den Teilnehmer*innen als auch die Übertragung der Ton- und Bilddaten verschlüsselt erfolgt.
Sie haben Fragen und brauchen konkrete Hilfe bei einer DSGVO-konformen Installation von Tools wie Microsoft Teams?
Dann rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne.
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