Erste Studien machen es deutlich: Unternehmen mit eigenen Datenschutzrichtlinien wachsen schneller als Wettbewerber mit weniger ausgereiften Maßnahmen für den Umgang mit sensiblen Daten. Wer hier gut performt, schafft Vertrauen nach innen und außen. Microsoft 365 bietet Unternehmen nun einige Updates an – für mehr Kontrolle sowie Verbesserungsmöglichkeiten der Datenschutzrichtlinien.
Microsoft 365 ES und E5 Compliance
Die neue Advanced eDiscovery-Umgebung ab sofort verfügbar. Sie bietet:
- Mehr Kontrolle über verschlüsselte, extern ausgetauschte E-Mails sowie neue Möglichkeiten, risikobehaftete sensible Daten zu untersuchen. Außerdem erweiterte Compliance-Funktionen in Microsoft Teams.
- Office 365 Advanced Message Encryption: Externen Zugriff auf sensible E-Mailinhalte unterbinden, die außerhalb einer Organisation geteilt werden. Das kann trotz Verschlüsselung schwierig sein. Office 365 Advanced Message Encryption bietet Zusätzliche Kontrollmöglichkeiten für Administratoren, um den Zugriff auf verschlüsselte E-Mails über ein sicheres Webportal automatisch zu beenden oder zu widerrufen. Diese erweiterte Verschlüsselung von Nachrichten schützt beispielsweise sensible Informationen (z.B. Gesundheitsdaten), indem Nachrichten automatisch verschlüsselt werden und nach 30 Tagen ablaufen können. Die Funktionen sind spezifisch an interne oder externe Compliance-Anforderungen anpassbar.
- Schnelleres Handeln bei Sicherheits- und Datenschutzvorfällen (z.B. Phishing-Angriffe, Datenlecks). Diese können noch schneller untersucht werden und Risiken so minimiert werden. So können beispielsweise betroffene Inhalte oder Personen identifiziert und E-Mails, die vertrauliche Informationen enthalten, gelöscht werden. Der Endnutzer kann dann nicht auf die Inhalte zugreifen.
- Blockieren von vertraulichen Infos in Chats und Kanälen in Microsoft Teams. Ein sicherer und flexibler Hub vereint Chats, Meetings und Anrufe. Hier finden Sie Infos zur Data Loss Prevention von Microsoft Teams.
- Deutliche Reduzierung von Kosten und Risiken bei der Datenermittlung
und –untersuchung – dank integriertem Custodian-Management-Workflow sowie besserer Review- und Redigier-Funktionen.
Zusätzliche Updates und Verbesserungen:
Compliance-Manager und Multi-Geo- Funktionen
- Compliance-Manager ermöglicht automatische Updates über Sicherheitskontrollen oder Compliance-Verwaltung über die Microsoft Cloud hinaus. Ein Tool zur Nachverfolgung von Compliance-Aktivitäten. So können Audits leichter vorbereitet werden, Datenschutzrichtlinien spezifisch verwaltet werden etc. Der Compliance-Manager erkennt Nutzereinstellungen und aktualisiert automatisch den Status von Kontrollen dank integrierter Secure Sore API.
- Multi-Geo-Funktionen helfen Unternehmen zu bestimmen, wo ihre Office 365-Inhalte im Ruhezustand gespeichert werden. Microsoft erweitert diese Funktionen über Exchange Online und OneDrive hinaus auf SharePoint Online. und Gruppen, sodass der Speicherort von Inhalten aus diesen gemeinsam genutzten Ressourcen im Ruhezustand individuell bestimmt werden kann. Multi-Geo-Funktionen können als Add-On für Microsoft 365- und Office 365-Abonnements erworben werden.
Für weitere Fragen zum Thema Datenschutzrichtlinien und Compliance und was für Ihr Unternehmen konkret Sinn macht, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
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